Що робити шумчанам, які не встигли оцифрувати свої трудові книжки у відведений термін? Які наслідки цього? І чи не зникне їхній трудовий стаж?
Нагадаємо, що 10 червня 2021 року, в Україні, як регламентує законодавство, розпочався п’ятирічний перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок та завершився 10 червня цього року.
У пенсійному фонді запевняють: процес переведення даних в електронний формат не припинився. Подати документи та оцифрувати трудову книжку можна і після цієї дати.
Про це – у нашій розмові з начальником відділу обслуговування громадян №7 (сервісний центр) Тарасом Шевчуком.
– Тарасе Федоровичу, що змінилося з 10 червня?
– Ще у 2021 році в Україні встановили п’ятирічний перехідний період – саме до 10 червня 2026 року – для внесення до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність.
Після цієї дати паперова трудова книжка остаточно перестає бути основним документом для обліку, а пріоритет надається електронним даним.
– Чому відомості про роботу можуть бути відсутніми?
– Річ у тім, що трудовий стаж, який людина отримала до 1 липня 2000 року, підтверджується записами в паперовій трудовій книжці.
У 2004 році в Україні фактично змінилася система обліку пенсійних прав – набув чинності Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування». Відтоді для призначення пенсії почали враховувати не лише факт роботи, а й сплату страхових внесків. Роботодавці почали подавати до ПФУ персоніфіковану звітність щодо кожного працівника, і ці дані накопичуються в електронному реєстрі.
Тож стаж, набутий після 2004 року, вже зберігається в електронному реєстрі на основі звітності роботодавців, тому додатково оцифровувати його не потрібно.
– Для чого потрібно оцифровувати трудові книжки?
– Оцифрувати трудові книжки потрібно для того, щоб пенсія людині призначалася автоматично – за даними реєстру.
Нам треба мати інформацію про її трудові відносини, яка потім перетворюється на інформацію про страховий стаж. Відповідно, настане той момент, коли ПФУ зможе практично по всіх людях використовувати інформацію з реєстрів для автоматичного призначення пенсії.
– Що має зробити роботодавець?
– До 10 червня роботодавець, який зберігає трудові книжки працівників, прийнятих до початку перехідного періоду, повинен був просканувати їх та надіслати до Пенсійного фонду через електронний кабінет.
Після оцифрування роботодавець має під підпис видати трудову книжку працівнику на руки.
– Що робити, якщо трудова книжка вже на руках?
– Якщо книжку не просканував роботодавець або якщо його просто немає, зробити це можна і самостійно – через особистий кабінет на порталі електронних послуг або особисто в Пенсійному фонді України.
– Як подати сканкопію онлайн?
– Для початку треба просканувати оригінали документів у кольоровому форматі. Потрібно мати чіткі зображення повних сторінок та всіх компонентів тексту і його реквізитів – назви, серії та номера, дати видачі, печаток, підписів, прізвища, імені та по батькові власника.
Усі копії потрібно зберегти у форматах JPG або PDF, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ.
Як подати сканкопії трудової книжки:
* авторизуватися на сайті ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або «Дія.Підпису»;
* у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати вкладку «Відомості про трудові відносини»;
* заповнити загальну інформацію (ПІБ, паспортні дані тощо) та надати згоду на передачу й обробку персональних даних;
* завантажити сканкопії трудової книжки та натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».
Статус заяви можна перевірити в розділі «Мої звернення».
Крім трудової книжки, для підтвердження певних періодів стажу можна завантажити скановані копії військового квитка, диплома про очне навчання (разом із додатком), свідоцтва про народження дитини (для жінок).
У разі зміни прізвища, імені чи по батькові потрібно також додати відповідні документи, що це підтверджують, наприклад, свідоцтво про шлюб.
– То як бути тим, хто запізнився і не перевів свої трудові книжки в електронний формат до 10 червня?
– Оцифрувати трудову книжку можливо й надалі. Однак не потрібно відкладати. Якщо паперовий документ буде втрачений або пошкоджений, підтвердження стажу до 2004 року вимагатиме отримання підтверджувальних довідок про стаж роботи від роботодавців або архівних установ.
Водночас якщо не вкластися у встановлений термін, штрафів, санкцій чи втрати стажу не буде.
